Если документ поступил в поврежденном конверте

34. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов


Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).1 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: · ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; · полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е.

В особо серьезных случаях повреждения

5.2.

наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов.
Технологии обработки поступающих документов

организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и прида­ние юридической силы проектам документов; • обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по поч­те, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы дан­ных — зафиксировать сам факт (и время) поступления докумен­тов.

Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, коррес­понденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, по факси­мильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами):

Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

Обработку документов при их поступлении в организацию и подготовку документов к отправке называют экспедиционной обработкой документов, поскольку в организациях с большим объемом документооборота подразделение, выполняющее эту работу, называют экспедицией. В других организациях экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или фельдъегерской связи.

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

  1. проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех документов и приложений);
  2. сортировку документов для последующей передачи по назначению.
  3. фиксацию факта поступления документов;

Организация документооборота на предприятии

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

  1. оформление дел
  2. передача дел в архив
  3. формирование дел

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»).

Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов».

Создание специального подразделения — экспедиции — характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства. Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу.

Если же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Обработка входящей корреспонденции

От чего зависит обработка конкретного входящего документа? Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию.

По моему мнению, таковыми являются:

    способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа.
    Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

    Способ доставки корреспонденции См.

    статью «Как доставить документацию» на стр. 24 журнала № 1’ 2012 Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.
    Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области (с изменениями на 3 июня 2020 года)

ПОСТАНОВЛЕНИЕот 22 января 2014 года N 22_______________________________________________________________В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные,._______________________________________________________________В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и органах исполнительной власти области ПОСТАНОВЛЯЮ:1.

Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органах исполнительной власти области.2.

Руководителям органов исполнительной власти области обеспечить исполнение требований, установленных

Прием поступающих документов, организация доставки документов

Стр 14 из 16 В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значи­ тельном объеме документооборота); работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции); секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах). Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ посту­ пил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников органи- зации, которые были на совещаниях, в командировках), — непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет: организовать работу с применением различных средств организа­ ционной техники, что в значительной степени повышает производи­ тельность труда;

Экспедиционная обработка документов

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов».

Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.